Kurz gesagt: Mit der Vorlage schreiben Sie ein PIM-System so aus, dass die Angebote vergleichbar werden: gleiches Mengengerüst, gleiche Anforderungsliste, Preise über fünf Jahre und feste Bewertungskriterien für alle Anbieter. Die Word-Datei hat elf Kapitel und lässt sich direkt an Ihre Shortlist schicken.
11 Kapitelvon der Ausgangslage bis zur Bewertung
5 JahrePreisblatt mit denselben Annahmen für alle
3–4Anbieter auf der Shortlist sind üblich
1 TagWorkshop je Anbieter mit Ihren eigenen Daten
Was die Vorlage enthält
- Unternehmen und Ausgangslage: wie Produktdaten heute gepflegt werden und warum das Projekt startet.
- Ziele: drei bis fünf messbare Ziele und eine klare Abgrenzung.
- Mengengerüst: Artikel, Attribute, Sprachen, Länder, Kanäle, Nutzer, Lieferanten und Medien, heute und in drei Jahren.
- Systemlandschaft: ERP, Shop, DAM, Print und Marktplätze mit Datenrichtung und Häufigkeit.
- Use Cases: die wichtigsten Abläufe aus Sicht der Nutzer, als Grundlage für die Anbieter-Workshops.
- Funktionale Anforderungen: Datenmodell, Datenqualität, Workflows, Lieferanten-Onboarding, Sprachen, Klassifikation (ETIM, ECLASS, GS1), Ausgabe, Schnittstellen und KI.
- Nicht-funktionale Anforderungen: Betriebsmodell, Datenstandort, SLA, Performance und Sicherheit.
- Anbieter und Integrator: Eigentümer, Referenzen, Partner, Roadmap und Vertragsbedingungen.
- Ablauf und Termine: Rückfragen, Angebotsfrist, Workshops und Entscheidung.
- Preisblatt: Lizenz oder Abo, Implementierung, Migration, Schulung und Betrieb, je Jahr über fünf Jahre.
- Bewertung: Kriterien mit Gewichtung, die Sie vorab festlegen.
Jede Anforderung beantwortet der Anbieter einzeln mit Standard, Konfiguration, Entwicklung oder Nein. So sehen Sie, was eine Lösung heute kann und was erst gebaut werden müsste.
So setzen Sie die Vorlage ein
1
Anforderungen sammeln
Füllen Sie Mengengerüst und Use Cases mit Ihrem Kernteam aus Produktmanagement, Marketing, IT und Vertrieb aus. Die PIM-Kriterienliste hilft bei der Vollständigkeit.
2
Shortlist bilden
Grenzen Sie die Anbieter vorab auf drei bis vier ein. Eine Übersicht mit Preis- und Lizenzmodellen finden Sie im Verzeichnis der PIM-Anbieter.
3
Ausschreibung versenden
Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Fassung mit festen Fristen für Rückfragen und Angebote.
4
Workshops und Vergleich
Lassen Sie jeden Anbieter einen Tag lang mit Ihren eigenen Produktdaten zeigen, wie die Use Cases laufen. Danach bewerten Sie Funktion, Kosten und Eindruck getrennt.
Den vollständigen Ablauf beschreibt unsere PIM-Auswahl in sechs Schritten.
Typische Fehler bei PIM-Ausschreibungen
- Kein einheitliches Mengengerüst: Jeder Anbieter rechnet mit eigenen Annahmen, die Preise sind nicht vergleichbar.
- Nur Lizenzpreise vergleichen: Den größten Unterschied machen meist Implementierung, Schnittstellen und Betrieb über die Laufzeit.
- Standard-Demo statt eigener Daten: Eine Demo zeigt, was der Anbieter zeigen will, nicht, wie Ihre Daten im System aussehen.
- Roadmap als Funktion werten: Bewerten Sie nur, was heute ausgeliefert wird.
Häufige Fragen
Brauche ich für ein PIM-System eine formale Ausschreibung?
Nicht immer. Sobald Sie mehr als zwei Anbieter vergleichen oder die Gesamtkosten über fünf Jahre sechsstellig werden, sorgt eine schriftliche Ausschreibung dafür, dass die Angebote vergleichbar sind.
Wie viele Anbieter sollte ich anfragen?
Üblich sind drei bis vier Anbieter auf der Shortlist. Mehr Anbieter erhöhen den Aufwand für Workshops und Auswertung, ohne die Entscheidung besser zu machen.
Wie lange dauert die Auswahl mit Ausschreibung?
Eine strukturierte PIM-Auswahl dauert meist zwei bis drei Monate, von den Anforderungen bis zur Entscheidung.
Was kostet Unterstützung bei der Ausschreibung?
Ein ganztägiger Auswahl-Workshop vor Ort kostet 1.800 €, die komplette PIM-Auswahl mit zehn Beratertagen über rund drei Monate 18.000 € (ohne MwSt.).
Ausschreibung mit Begleitung
Unsere herstellerneutrale PIM-Beratung prüft Ihre Anforderungen, bildet die Shortlist und macht die Angebote vergleichbar.
- Herstellerneutral
- Keine bezahlten Platzierungen
- Erstgespräch kostenlos
