PIM-Auswahl in der Praxis: drei Fallbeispiele

• Angebote vergleichbar machen
• Automotive Aftermarket
• Ablösung eines bestehenden PIM

Fall 1: Angebote vergleichbar machen

Ausgangslage: Ein Unternehmen mit großem Sortiment und vielen Lieferanten hatte drei PIM-Anbieter in der engeren Wahl. Die ersten Angebote waren nicht vergleichbar: Jeder Anbieter rechnete mit eigenen Annahmen zu Lieferantenzugängen, Speicher und Testsystemen.

Vorgehen: Wir haben alle Angebote auf dasselbe Mengengerüst umgerechnet und Lizenzen, Drittlizenzen, Customizing, Dienstleistung und Betrieb über fünf Jahre gegenübergestellt. Lücken und zu niedrig angesetzte Positionen haben wir mit nachvollziehbaren Auf- und Abschlägen ergänzt.

Ergebnis: Der Unterschied lag weniger im Einstiegspreis als in den Bedingungen: Bei einem Anbieter kosteten weitere Lieferantenzugänge deutlich mehr, und die Verdopplung des Speichers schlug mit 50.000 € zu Buche. Andere Anbieter hatten eine unbegrenzte Zahl von Lieferanten und Testinstanzen bereits enthalten.

Was andere daraus lernen: Vergleichen Sie Gesamtkosten über die Laufzeit, nicht Lizenzpreise. Unsere Vorlage für die PIM-Ausschreibung enthält dafür ein Preisblatt über fünf Jahre.

Fall 2: Automobilzulieferer im Aftermarket

Ausgangslage: Ein Automobilzulieferer wollte für sein Ersatzteilgeschäft ein PIM-System auswählen. Eine Anforderungsliste lag bereits vor; neben dem PIM sollten Workflows, KI sowie die Anbindung an ERP, CMS, Online-Katalog, Print-Publishing und Media Asset Management betrachtet werden.

Vorgehen:

1. Abgleich der bestehenden Anforderungsliste mit unserer Maximal-Anforderungsliste und Festlegung der K.-o.-Kriterien.
2. Kick-off-Workshop mit dem Kernteam: einheitlicher Wissensstand, Prioritäten über eine Spinnenanalyse, Abgrenzung der Themen.
3. Anforderungsworkshop mit Use Cases und Kriterien für den Integrationspartner.
4. Longlist mit mehr als 20 Anbietern, vorab bewertet und priorisiert; daraus eine Shortlist mit vier Anbietern.
5. Briefing der Anbieter mit Datenraum, damit jeder in einem ganztägigen Workshop einen Proof of Concept mit echten Produktdaten zeigt.

Was andere daraus lernen: Eine vorhandene Anforderungsliste ist ein guter Start, aber selten vollständig. Der Abgleich mit einer Maximal-Liste deckt Lücken auf, bevor Anbieter angefragt werden.

Fall 3: Ablösung eines bestehenden PIM

Ausgangslage: Ein international tätiger Hersteller von Medizinprodukten nutzte ein Open-Source-PIM und stellte die Frage, ob das System abgelöst werden soll. Longlist und Shortlist lagen bereits vor.

Vorgehen: Gemeinsam mit dem Team haben wir Shortlist und Anforderungstabelle erneut geprüft. Die Systemfrage haben wir bewusst von den Fragen nach Integrator, bestehenden Dienstleistern und Umsystemen getrennt. Für die Anbieter-Workshops wurde ein Datenpaket vorbereitet: alle Artikel mit Grunddaten in der Breite und eine Auswahl von Artikeln mit allen Informationen in der Tiefe.

Was andere daraus lernen: Ein Datenpaket aus Breite und Tiefe zeigt im Workshop schnell, wie ein System mit dem eigenen Datenmodell, mit Massendaten und mit Sonderfällen umgeht.

Wie wir bei der PIM-Auswahl vorgehen

Alle drei Projekte folgen demselben Ablauf: Anforderungen, Marktsicht mit Long- und Shortlist, Anbieter-Workshops, Angebotsvergleich und auf Wunsch Begleitung der Verhandlung. Die Schritte im Detail beschreibt unsere PIM-Auswahl. Mit dem PIM-Kostenrechner schätzen Sie vorab das Budget.