Jeder Händler und Einkäufer kennt das Szenario: Die neuen Produkte für die kommende Saison sind physisch bereits im Lager eingetroffen, können aber nicht online gehen. Der Grund? Die Produktdaten fehlen. Oder sie kamen per E-Mail in fünf verschiedenen Excel-Formaten, teilweise als PDF, und die Bilder wurden via WeTransfer-Link geschickt, der bereits abgelaufen ist.
Dieses „Excel-Pingpong“ zwischen Einkauf und Lieferanten ist einer der größten Zeitfresser im Handel. Es bindet Ressourcen, verzögert die Time-to-Market massiv und sorgt für Fehler, die später mühsam korrigiert werden müssen. Ein modernes PIM-System löst dieses Problem nicht erst intern, sondern bereits extern: durch integrierte Lieferanten-Portale (Supplier Portals).
Statt dass Ihr Team die Daten der Lieferanten abtippt oder copy-pastet, dreht ein PIM-System mit Onboarding-Funktion den Prozess um.
Verlagerung der Verantwortung: Der Lieferant erhält Zugriff auf ein beschränktes Portal. Dort lädt er seine Produktdaten selbst hoch. Das Entscheidende: Er muss Ihre Datenanforderungen erfüllen, nicht umgekehrt.
Qualitätssicherung vor dem Import: Das System prüft die Daten sofort beim Upload („Validierung“). Fehlt ein Pflichtfeld? Ist das Bild zu klein? Das Portal lehnt den Datensatz ab und meldet dem Lieferanten genau, was er korrigieren muss. Schlechte Daten gelangen so gar nicht erst in Ihr System.
Standardisierung: Egal ob der Lieferant eine CSV-Datei hochlädt oder die Daten manuell eingibt – in Ihrem PIM landen sie immer im exakt gleichen, standardisierten Format. Das „Mapping“ (die Zuordnung der Felder) geschieht automatisch oder wird einmalig eingerichtet.
Definieren Sie Qualitäts-Gates Legen Sie im PIM fest, was ein „akzeptierter Datensatz“ ist. Zum Beispiel: „Jedes Produkt muss eine EAN, eine Beschreibung von mind. 100 Zeichen und ein freigestelltes Bild haben.“ Nur wenn diese Kriterien erfüllt sind, lässt das Portal den Import zu.
Feedback-Schleifen automatisieren Statt E-Mails zu schreiben („Bitte senden Sie das Bild in höherer Auflösung“), übernimmt das System die Kommunikation. Der Lieferant sieht in einem Dashboard („Ampel-System“), welche Produkte freigegeben sind und wo er nachbessern muss.
Belohnen Sie gute Daten Nutzen Sie das Reporting Ihres PIMs. Welche Lieferanten liefern pünktlich perfekte Daten? Diese Produkte sind schneller online und verkaufen sich früher. Nutzen Sie dieses Argument in Ihren Jahresgesprächen, um Lieferanten zu motivieren.
„Schlechte Datenqualität kostet Unternehmen durchschnittlich 12,9 Millionen US-Dollar pro Jahr. Die Auswirkungen sind nicht nur finanziell, sondern führen auch zu schlechten Entscheidungen und verpassten Chancen.“
Die „erste Meile“ der Datenversorgung ist oft die schwierigste. Wer hier auf manuelle Prozesse und E-Mail-Verkehr setzt, baut sich einen Flaschenhals, der das gesamte E-Commerce-Wachstum bremst.
Ein PIM-System mit integriertem Lieferanten-Onboarding verlagert die Datenerfassung dorthin, wo das Wissen über das Produkt am größten ist: zum Hersteller. Das entlastet Ihr internes Team von stupider Abtipp-Arbeit und verwandelt Ihre Mitarbeiter von „Datenerfassern“ zu „Qualitätsmanagern“. Das Ergebnis: Neue Sortimente sind Wochen früher online – und damit früher umsatzwirksam.
Wollen Sie den „Excel-Albtraum“ im Einkauf beenden? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Lieferanten-Portalen Ihre Datenbeschaffung automatisieren und standardisieren.
Lassen Sie uns prüfen, wie viel Zeit Ihr Team aktuell mit der Bereinigung von Lieferantendaten verliert.
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Viele Digitalisierungsinitiativen in Marketing und Vertrieb bleiben hinter den Erwartungen zurück, weil sie als reine IT-Projekte aufgesetzt werden.
Schluss mit dem Excel-Pingpong: Ein PIM mit Lieferanten-Portal automatisiert den Datenimport, sichert Qualität an der Quelle und entlastet Ihren Einkauf massiv von manueller Arbeit.
PIM ist der Spezialist für Marketing- und Produktdaten; MDM ist der Generalist für alle Stammdaten (Kunde, Produkt, Lieferant). PIM löst Ihr E-Commerce-Problem schnell und effizient.
