PIM-Beratung: Was ein Berater leistet – und wann er sich lohnt

Ein Hersteller liefert über den Fachhandel, den eigenen Onlineshop und einen Marktplatz; je Kanal heißen dieselben Artikel anders, die Bilder liegen in drei Ablagen, und der Katalog entsteht jedes Frühjahr von Hand. Irgendwann steht fest: Wir brauchen ein PIM. Und kurz danach die schwierigere Frage: Können wir das selbst auswählen – und wenn nicht, was leistet eigentlich PIM-Beratung? Die kurze Antwort vorweg: Ein PIM-Berater übersetzt zwischen den eigenen Fachbereichen und dem Softwaremarkt. Er sorgt dafür, dass Anforderungen gewichtet werden, bevor ein Anbieter gesehen wird; dass die Shortlist nachvollziehbar entsteht; und dass das Team am Ende ein Angebot unterschreibt, dessen Konsequenzen es kennt. Was er nicht ist: Vertreter eines Anbieters.

Die Aufgaben lassen sich an den Phasen einer Auswahl festmachen:

• Anforderungen erheben und gewichten. Aus einer Maximal-Checkliste wird mit dem Kernteam eine eigene Anforderungsmatrix: fachliche Anforderungen ergänzen, weiche Faktoren aufnehmen, Kapitel gegeneinander gewichten. Der Berater führt durch diesen Prozess, trifft die Bewertungen aber nicht allein.
• Markt überblicken. Anbieter, deren Integratoren und Partner und die typischen Abläufe vergleichbarer Projekte zu kennen, ist der Kern der externen Unterstützung – genau diese Kenntnis erspart die Monate, in denen ein Team erst einmal erfährt, was es am Markt alles gibt.
• Workshops moderieren. Ein Anbieter-Workshop pro Tag, entlang der Anforderungsmatrix; danach bewertet das Kernteam funktional und in einer getrennten emotionalen Einschätzung. Moderation heißt hier auch: dafür zu sorgen, dass die Bewertung an der Matrix hängt und nicht an der Präsentationskunst des Tages.
• Angebote vergleichbar machen. Aus den Offerten wird eine Entscheidungstabelle, die Lizenzen, Drittlizenzen, Customizing, Dienstleistungen und Wartung nebeneinanderlegt – inklusive nachvollziehbarer Auf- und Abschläge, wo Angebote Lücken lassen.
• Bis zur Integration begleiten. Beratung endet nicht an der Unterschrift: Der Blick auf die Bestandssysteme – ERP, MDM, DAM – gehört in die Anforderungen, nicht in eine Nachbereitung, wenn die Schnittstellen schon teuer geworden sind.

Unabhängige PIM-Beratung verkauft keine Software. Das ist keine Bescheidenheit, sondern Voraussetzung: Wer an einem Anbieter verdient, kann die Gewichtung nicht mehr ehrlich moderieren. Die zweite Grenze: Beratung kann Entscheidungen vorbereiten und tragen, aber nicht abnehmen. Die funktionale Bewertung legt das Kernteam selbst ab, und auch die emotionale Einschätzung der Anbieter gehört nicht delegiert. Wo ein Berater beides übernimmt, ist eine Nachfrage berechtigt: Wem nützt die Auswahl am Ende?

Erste Einführung. Das Unternehmen hat keinen Vergleichsmaßstab im Haus – niemand, der schon einmal eine Anforderungsmatrix für Produktdaten gebaut hat. Der Auswahlprozess lässt sich lernen, aber nicht nebenbei im laufenden Geschäft.

Auslöser von außen. Ein ERP-Wechsel, ein neuer Shop, ein neuer Absatzkanal – oder Anforderungen wie der Digitale Produktpass – setzen einen Termin. Wenn die Zeit knapp ist, fehlt der Spielraum, den Anbietermarkt in Ruhe zu ergründen; genau diese Marktübersicht wird dann eingekauft.

Team vorhanden, Markt unbekannt. Die Fachbereiche wissen, was sie brauchen; fehlend ist die Kenntnis der Anbieter, ihrer Integratoren und ihrer Kalkulationslogik. Das ist die klassische Lücke – und die einzige der drei Situationen, die sich nicht durch Lernen am Objekt schließen lässt.

Vier Fragen reichen für die erste Einordnung:

• Wer moderiert wirklich? Führen die Berater, die im Pitch saßen, auch die Workshops – oder taucht ein Projektteam auf, das Sie vorher nicht getroffen haben?
• Wie unabhängig ist die Empfehlung? Eine unabhängige Beratung verdient an ihren Tagessätzen, nicht an Lizenzen. Fragen Sie trotzdem offen nach jeder weiteren Vergütung, auch gegenüber Anbietern oder Integratoren.
• Kennt der Berater Ihr Vertriebsmodell? Ein Projekt im Großhandel unterscheidet sich von einem im Direktvertrieb; die Referenzen sollten zu Ihrer Vertriebsstruktur passen.
• Kann er Grenzen benennen? Wenn in der ersten Besprechung noch nichts schieflaufen kann, fehlt die Erfahrung, die Sie einzukaufen glauben.

Die Entscheidung selbst kann keine Beratung abnehmen – und sollte sie auch nicht, denn sie bleibt beim Unternehmen. Bezahlt wird, was davorliegt: eine Gewichtung, die aus dem eigenen Geschäft stammt, eine Shortlist mit begründbaren Ausschlüssen und Anbieter-Workshops, die am eigenen Anforderungsprofil hängen. Wie dieser Ablauf im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag zur PIM-Auswahl. Ob in Ihrem Fall externe Unterstützung trägt, klärt oft ein kurzes Erstgespräch – PIM-Consultants bietet dafür eine kostenlose Erstberatung an; Anfragen nimmt die Kontaktseite entgegen.