MDM bietet ein zentrales Repository für die fortlaufende Verwaltung geschäftskritischer Daten. Es ist der Dreh- und Angelpunkt zwischen verschiedenen Betriebssystemen und zwischen diesen Systemen und Systemen, die für die Datenanalyse verwendet werden. Hauptbenutzer, auch Datenverwalter genannt, können wichtige Daten (Kunden, Produkte, Partner) verwalten, die im gesamten Unternehmen in einem System gemeinsam genutzt werden. Die Hauptfunktionen sind die Erfassung, Bereinigung, Konsolidierung und Verteilung von Daten über Systeme hinweg. In Bezug auf die Prozesse, die PIM und MDM unterstützen, sind sie sich in gewissem Maße sehr ähnlich. Ihr Fokus ist jedoch sehr unterschiedlich. Während MDM für die Harmonisierung der Kerndaten des Unternehmens verantwortlich ist, einschließlich der Daten von Kunden und Lieferanten, konzentriert sich ein PIM-System auf die Erweiterung und Verbesserung der Produktdaten. Ein MDM wird selten zur Anreicherung von Informationen verwendet, stellt jedoch sicher, dass alle Systeme im Unternehmen unter Verwendung derselben Datendefinitionen miteinander kommunizieren können. Beispielsweise kann ein MDM eine Ansicht für einen Kunden namens „Markus Meier“ erstellen, indem Daten aus mehreren Systemen abgerufen werden (z. B. wenn System A als Kunden-ID „Meier, M.“ und System B „M. M. Meier“ verwendet). Während das PIM-System die einzige Quelle der Wahrheit für Produktinformationen ist, ist das MDM kein „Quellsystem“, sondern ein System, mit dem Benutzer systemübergreifend arbeiten können, indem sie Daten vereinheitlichen.