Viele Unternehmen führen ein PIM-System in der Hoffnung ein, das „Datenchaos“ endlich zu beseitigen. Die Realität sieht oft anders aus: Nach sechs Monaten ist das neue System genauso unübersichtlich wie die alten Excel-Listen. Woran liegt das? Es fehlt an Data Governance. Ein PIM-System ist nur das Werkzeug; Data Governance ist die Strategie und das Regelwerk, das dieses Werkzeug effektiv macht.
Data Governance definiert, wer für welche Daten verantwortlich ist, welche Qualitätsstandards gelten und wie Datenprozesse ablaufen. Ohne diese klaren Leitplanken investieren Unternehmen in eine leistungsstarke Technologie, füttern sie aber weiterhin mit inkonsistenten, unvollständigen oder falschen Informationen. Ein PIM-System zentralisiert das Chaos nur, wenn die Governance fehlt. Es ist der entscheidende, oft übersehene Faktor, der über den Erfolg oder Misserfolg einer PIM-Implementierung entscheidet.
Viele Unternehmen investieren Unsummen in teure CRM- und E-Commerce-Plattformen, vergessen aber das Fundament: die Produktdaten. Inkonsistente Angaben, fehlende Attribute oder veraltete Bilder auf verschiedenen Kanälen führen zu Frustration, Kaufabbrüchen und einer hohen Retourenquote. Genau hier wird ein Product Information Management (PIM)-System vom reinen IT-Tool zum strategischen Enabler für eine herausragende Customer Experience. Es ist die „Single Source of Truth“, die sicherstellt, dass jeder Kunde an jedem Touchpoint die richtigen Informationen erhält.
Rollen & Verantwortlichkeiten (People) Ein PIM-System funktioniert nicht „von selbst“. Data Governance legt fest, wer im Unternehmen welche Rolle hat. Es definiert „Data Stewards“ (Datenverantwortliche) für bestimmte Bereiche (z.B. Marketingtexte, technische Daten, Mediendaten) und einen „Data Owner“, der die Gesamtverantwortung trägt. So ist klar geregelt, wer Daten anlegen, freigeben oder ändern darf.
Prozesse & Workflows (Process) Governance definiert den Lebenszyklus eines Produktdatensatzes. Wie gelangt ein neues Produkt vom ERP ins PIM und von dort auf den Marktplatz? Welche Freigabeschritte sind nötig? Ein PIM-System kann diese definierten Workflows (z.B. Anreicherung -> Technische Prüfung -> Marketing-Freigabe -> Publizierung) abbilden und automatisieren. Ohne definierte Prozesse gibt es jedoch nichts zu automatisieren.
Datenqualität & Standards (Data) „Garbage in, garbage out“ gilt auch für PIM-Systeme. Data Governance legt die verbindlichen Qualitätsstandards fest. Zum Beispiel: „Jedes Produkt benötigt mindestens drei Bilder“, „Artikelnamen dürfen maximal 80 Zeichen lang sein“ oder „Gefahrgutkennzeichen sind für Kategorie X verpflichtend“. Das PIM-System wird so konfiguriert, dass es diese Regeln überwacht und die Datenqualität proaktiv sicherstellt.
Bilden Sie ein Governance-Team Starten Sie nicht allein in der IT. Ein erfolgreiches Data Governance Board besteht aus Mitgliedern aller relevanten Abteilungen (Produktmanagement, Marketing, E-Commerce, IT, Compliance), um Standards zu definieren, die für das gesamte Unternehmen funktionieren.
Definieren Sie Ihren „Golden Record“ Legen Sie fest, wie der perfekte Datensatz (der „Golden Record“) für ein Produkt aussieht. Welche Attribute sind Pflicht? Welche Formate müssen eingehalten werden (z.B. Maßeinheiten)? Dieses Datenmodell ist die Blaupause für Ihr PIM.
Starten Sie mit Workflows Definieren Sie den wichtigsten Prozess zuerst – meist die „Neuproduktanlage“. Bilden Sie diesen Prozess im PIM-Workflow-Management ab. Dies schafft sofortige Transparenz und stellt sicher,dass keine unvollständigen Produkte mehr „live“ gehen.
„Bis 2027 werden 80 % der Initiativen zur Data and Analytics (D&A) Governance scheitern, weil es ihnen an einer echten oder künstlich geschaffenen Krise mangelt [die den Wandel erzwingt].“
Ein PIM-Projekt ist ein Data-Governance-Projekt. Die Einführung der Software ist der technische Teil, aber die Etablierung von klaren Regeln und Verantwortlichkeiten ist der strategische Kern. Unternehmen, die glauben, allein mit der Technologie ihre Datenprobleme zu lösen, werden scheitern, ihr digitales Geschäft effektiv zu skalieren.
Wer sein PIM-System von Anfang an auf ein solides Fundament aus Data Governance stellt, schafft eine nachhaltige „Single Source of Truth“. Nur so wird das PIM zum Motor für effiziente Prozesse, exzellente Datenqualität und eine schnelle Skalierung im Omnichannel-Handel.
Bereit, nicht nur eine Software, sondern eine Datenstrategie einzuführen? Wir helfen Ihnen, den passenden Governance-Rahmen für Ihr PIM-System aufzubauen.
Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch definieren, welche Regeln und Prozesse Ihr Unternehmen für exzellente Datenqualität benötigt.
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