Viele Unternehmen führen ein PIM-System ein, weil sie das Durcheinander in ihren Produktdaten loswerden wollen. Ein halbes Jahr später sieht das neue System oft genauso aus wie die alten Excel-Listen. Der Grund ist selten die Software. Es fehlt an Data Governance, also an Regeln dafür, wer welche Daten pflegt, welche Qualität sie haben müssen und wie ein Produkt vom ersten Datensatz bis zur Veröffentlichung kommt.
Ohne diese Regeln wird ein PIM mit denselben unvollständigen und widersprüchlichen Daten gefüllt wie vorher, nur eben an einer zentralen Stelle. Ob eine PIM-Einführung gelingt, entscheidet sich deshalb weniger bei der Systemauswahl als bei der Frage, wer im Unternehmen für die Daten verantwortlich ist.
Rollen und Verantwortung. Data Governance legt fest, wer was tun darf. Typisch sind Data Stewards für einzelne Bereiche wie Marketingtexte, technische Daten oder Bilder und ein Data Owner, der die Gesamtverantwortung trägt. Damit ist klar, wer Daten anlegt, wer sie freigibt und wer sie ändern darf.
Abläufe und Freigaben. Wie kommt ein neues Produkt aus dem ERP ins PIM und von dort auf den Marktplatz? Welche Prüfungen braucht es vorher? Ein PIM kann solche Abläufe als Workflow abbilden, zum Beispiel Anreicherung, technische Prüfung, Freigabe durch das Marketing, Veröffentlichung. Automatisieren lässt sich aber nur, was vorher festgelegt wurde.
Qualitätsregeln. Was nicht hineinkommt, kann auch nicht herauskommen. Regeln wie „jedes Produkt braucht mindestens drei Bilder“ oder „Artikelnamen haben höchstens 80 Zeichen“ werden im PIM hinterlegt. Das System prüft sie dann bei jeder Änderung.
Ein Team aus den Fachbereichen bilden. Data Governance ist kein IT-Thema. Produktmanagement, Marketing, E-Commerce, IT und gegebenenfalls Compliance sollten die Regeln gemeinsam festlegen, damit sie im Alltag auch eingehalten werden.
Den vollständigen Datensatz definieren. Legen Sie fest, wie ein fertiger Produktdatensatz aussieht: welche Felder Pflicht sind, welche Einheiten gelten, welche Bilder dazugehören. Dieses Datenmodell ist die Grundlage für die Einrichtung des PIM.
Mit einem Prozess anfangen. Beginnen Sie mit dem wichtigsten Ablauf, meist der Anlage neuer Produkte. Sobald dieser Workflow im PIM läuft, geht kein unvollständiges Produkt mehr online, und die Wirkung ist für alle sichtbar.
„Bis 2027 werden 80 % der Initiativen zur Data and Analytics Governance scheitern, weil es ihnen an einer echten oder künstlich geschaffenen Krise mangelt.“
Ein PIM-Projekt ist immer auch ein Data-Governance-Projekt. Die Software einzuführen ist der technische Teil. Klare Regeln und Zuständigkeiten sind der Teil, der über den Erfolg entscheidet. Wer beides von Anfang an zusammen denkt, bekommt eine verlässliche Datenquelle, auf die Shop, Marktplätze und Kataloge zugreifen können.
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Mehr zum Thema: Workflows im PIM · Qualität der Produktdaten · Lieferanten-Onboarding
Matthias Kant ist Geschäftsführer der Digitize! GmbH, die hinter PIM-Consultants steht. Vorher war er im Marketing für den Independent Aftermarket bei Continental tätig sowie Projektleiter und Partner bei der Droege Group und bei KMC Marketing Consultants. Heute begleitet er Hersteller und Händler herstellerneutral bei der Auswahl und Einführung von PIM-Systemen. Mehr über das Team
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