In drei Schritten zu klaren Prioritäten
Wenn sich zeigt, dass ein neues System sinnvoll ist, geht es mit der PIM-Auswahl weiter. Für eine erste Selbsteinschätzung eignet sich die PIM-Checkliste.
Zu Beginn ordnen Sie Ihr Unternehmen einer von drei typischen Ausgangslagen zu. So können wir Ihre Antworten richtig einordnen und die Auswertung auf das ausrichten, was Sie wirklich brauchen.
Sie handeln heute vor allem anforderungsgetrieben: Kunden oder Wettbewerber geben vor, was zu tun ist. Das möchten Sie ändern und eine eigene Strategie entwickeln.
Ihr Ergebnis: das Big Picture. Welche Systeme gibt es, welchen Nutzen haben sie, welche brauchen Sie überhaupt, und wo starten Sie?
Sie wissen, dass Sie Ihre Prozesse mit Software verbessern müssen, und haben sich schon informiert. Statt Klarheit hat die Recherche aber eher neue Fragen aufgeworfen.
Ihr Ergebnis: ein klarer Blick auf die Welt der Omnichannel-Systeme wie PIM, DAM, Shop und Database Publishing und darauf, was davon zu Ihren Zielen passt.
Sie kennen Ihre Kanäle und Ihren Systembedarf. Die Vielzahl der Anbieter und schwer vergleichbare Systeme verhindern aber die Entscheidung.
Ihr Ergebnis: eine klare Gewichtung, welche Systemaspekte für Sie wie wichtig sind, als Grundlage für die Auswahl.
Selbsteinschätzung, Personas und Use Cases: Wo stehen Sie heute, wo wollen Sie hin?
Print, Website, Online-Katalog, Shop, Mobile, Social und neue Kanäle: Welche Daten kommen aus welchen Systemen?
Quickwins, Prioritäten und Empfehlung: Datenqualität, Prozesse oder ein neues System.
Wie gut versorgen Ihre Produktdaten alle Kanäle?
Fordern Sie den Omnichannel Health Check an. Wir melden uns persönlich bei Ihnen und stimmen ab, welche Module für Sie relevant sind.
Der Health Check folgt einem festen Ablauf. Sie beantworten nur die Module, die für Ihre Kanäle heute oder in Zukunft eine Rolle spielen.
Selbsteinschätzung: Sie ordnen sich einer der drei Ausgangslagen zu. Fragebogen: Je Modul beschreiben Sie den Status quo und Ihr Ziel, also was Sie heute tun und wo Sie hinwollen. Gespräch: Personas und Use Cases vertiefen wir im persönlichen Interview. Auswertung: Wir bewerten Ihre Kanäle von außen nach einheitlichen Kriterien und ordnen Ihre Antworten im Kontext Ihrer Ziele ein. Ergebnis: Sie erhalten Quickwins für die kurzfristige Optimierung und eine Empfehlung für die nächsten Schritte.
Das ist normal. Lassen Sie offene Fragen einfach frei, wir klären sie im Gespräch. Manche Fragen mögen neugierig klingen, sie sind aber das Minimum an Informationen, um fundierte Empfehlungen geben zu können. Alle Angaben behandeln wir vertraulich und geben sie nicht an Dritte weiter. Ihre Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen wir gern.
Die Module folgen der Logik der Produktkommunikation: Zuerst geht es darum, wer Ihre Produktdaten nutzt, dann um die Kanäle, in denen sie erscheinen, und zuletzt um Gestaltung, Prozesse und Systeme dahinter.
| Modul | Worum es geht | Beispielfrage |
|---|---|---|
| 1. Personas & Use Cases extern | Kunden, Partner und Interessenten und was sie mit Ihren Produktinformationen erreichen wollen | Wer sucht welche Information, in welchem Kanal, mit welchem Ziel? |
| 2. Personas & Use Cases intern | Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, Redaktion, Übersetzung und Grafik | Welche Informationen braucht der Vertrieb in der Kundenbetreuung? |
| 3. Print | Kataloge, Preislisten und Datenblätter: Mengengerüst, Produktionsprozess, Datenquellen | Wie viele Korrekturläufe braucht eine Publikation? |
| 4. Online | Corporate Website, Online-Katalog und E-Commerce, jeweils Status quo und Ziel | Findet der Kunde alle Informationen für die Bestellung ohne Rückfrage? |
| 5. Mobile | Produktinformationen auf Smartphone und Tablet | Fehlen mobil wichtige Funktionen wie Suche oder Downloads? |
| 6. Social | Social-Media-Aktivitäten, Aufwand und Rückkopplung | Fließen Rückmeldungen aus Social Media in Ihre Produktkommunikation ein? |
| 7. Omnichannel | Marktplätze, Datenversand an Händler, Point of Sale, Videoportale, Vertriebsunterstützung | Welche Kanäle wollen Sie künftig bedienen? |
| 8. Corporate Design & Wording | Einheitliche Gestaltung, Begriffe und Informationen über alle Medien | Wird dasselbe Produkt überall gleich beschrieben? |
| 9. Prozesse, Systeme, Schnittstellen | Rollen, Workflows, Systemlandschaft, Informationsklassen und Mengengerüste | Aus welchem führenden System kommt welche Information? |
Am Anfang steht nicht das System, sondern die Frage, wer Ihre Produktdaten nutzt. Eine Persona ist ein typischer Nutzer mit konkreten Eigenschaften und einem konkreten Nutzungsverhalten. Sie steht stellvertretend für eine reale Gruppe, extern etwa Einkäufer, Händler oder Planer, intern etwa Vertrieb, Produktmanagement oder Technische Redaktion. Ein Use Case beschreibt, was eine Persona in einem Kanal erreichen will und welches Ergebnis am Ende stehen soll.
| Persona | Use Case | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|---|
| Einkäufer eines Maschinenbauunternehmens | kennt die Artikelnummer, aber nicht den aktuellen Preis, und recherchiert im Online-Katalog | hat alle Informationen für die Bestellung |
| Einkäufer eines Maschinenbauunternehmens | kennt nur die ungefähre Produktbezeichnung und sucht im Online-Katalog | findet das passende Produkt über Suche und Filter |
| Vertriebsmitarbeiter (intern) | möchte für einen Kunden Produkte nachbestellen | hat Preis, Verfügbarkeit und Alternativen auf einen Blick |
Aus den Use Cases ergibt sich, welche Informationen in welcher Tiefe in welchem Kanal gebraucht werden. Das ist später die Grundlage für das Datenmodell im PIM. Jede Persona gewichten wir nach ihrer Bedeutung für Ihr Geschäft auf einer Skala von 1 bis 5, damit die Empfehlungen dort ansetzen, wo sie am meisten bewirken.
Für jeden Kanal fragen wir nach dem Status quo und nach Ihrem Ziel. Zusätzlich bewerten wir den Kanal von außen nach einheitlichen Kriterien.
Der gedruckte Katalog ist oft der Urkanal der Produktkommunikation und spielt im B2B weiterhin eine zentrale Rolle. Wir erfassen das Mengengerüst (Publikationen pro Jahr, Seitenumfang, Sprachen, Erscheinungszyklus, Produktionszeit) und den Produktionsprozess: inhouse oder mit Dienstleister, Zahl der Korrekturläufe und die häufigsten Korrekturen wie Preise, Texte oder Bilder.
Wichtig ist auch, aus welchen Systemen Texte, technische Daten, Abbildungen, Zeichnungen und Bestellinformationen kommen, wie viel Personalwissen in den Publikationen steckt und ob Sie Database Publishing nutzen. Bewertet werden unter anderem Auswahlhilfen, Systemübersichten, die Abgrenzung zwischen Produkten und die Verknüpfung mit Online-Kanälen über QR-Codes und Deeplinks.
Welche Aufgaben erfüllt Ihre Website: Imagepflege, Unternehmensinformationen, ein E-Katalog mit Leadgenerierung, ein Support-Portal oder ein Informationsportal für Pre- und Aftersales? Nutzen Sie die Website als Vertriebswerkzeug, und fließen die Nutzerstatistiken in Ihr Handeln ein?
Bewertet werden Zielführung, Navigationslogik, Suche, Mediencenter, interne Verlinkung, Customer Journey, SEO und Barrierefreiheit.
Im Online-Katalog zeigt sich am deutlichsten, wie gut Ihre Produktdaten strukturiert sind. Wir prüfen Produktseiten, Tabellenstruktur und Informationstiefe, also ob Datenblätter, CAD-Dateien und Videos am Produkt verfügbar sind. Dazu kommen der Umgang mit Vorgänger- und Nachfolgeprodukten, Produktfinder und Konfigurator, Merkzettel, Downloadkorb und die Einhaltung Ihrer Terminologie.
Was treibt Ihre E-Commerce-Aktivitäten: Entlastung des Außendienstes, Verkauf rund um die Uhr, Internationalisierung, Kundenerwartungen oder der Aufbau eines Händlernetzes? Wie hoch ist der Umsatzanteil heute und künftig, in welchen Sprachen verkaufen Sie, und wie sind Artikelpflege und Bilddaten-Handling organisiert?
Im B2B kommt es auf Funktionen an, die direkt von guten Produktdaten abhängen: Merklisten für die Einkaufsabteilung, wiederkehrende Bestellungen, kundenspezifische Preise, konfigurierbare Produkte, Produktvergleich und Datenblatt-Download. Technisch geht es um das Shopsystem, die Schnittstellen zu ERP, Lager, DAM und PIM sowie den Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud. Mehr dazu auf der Seite PIM für E-Commerce.
Wie gut funktioniert Ihre Produktkommunikation auf Smartphone und Tablet? Wir prüfen, ob Inhalte und Funktionen sinnvoll angepasst sind oder ob elementare Funktionen wie Suche, Filter oder Downloads fehlen, und bewerten Navigation, Customer Journey und Usability.
Welche Netzwerke, Blogs und Foren nutzen Sie, wie hoch sind personeller und zeitlicher Aufwand, und fließen Rückmeldungen in Ihr Handeln ein? Bewertet werden Imagepflege, Social-Media-Marketing und die Vernetzung mit den übrigen Kanälen.
Mit welchen Kanälen haben Sie sich bereits beschäftigt, und welche möchten Sie künftig bedienen? Dazu gehören Marktplätze, E-Kataloge und Datenversand an Händler, Point of Sale, digitale Außenwerbung, Videoportale und die Vertriebsunterstützung. Wichtig ist auch, ob Sie eigene IT-Kompetenz im Haus haben oder mit Dienstleistern arbeiten.
Heute kommen zwei Kanäle hinzu, die strukturierte Produktdaten zwingend voraussetzen: KI-Assistenten und KI-Suche, die Produkte nur empfehlen können, wenn die Daten maschinenlesbar sind (siehe MCP und Agentic Commerce), und der Digitale Produktpass der EU.
Kaum etwas verwirrt Kunden so sehr wie ein Produkt, das in verschiedenen Medien mit unterschiedlichen Beschreibungen, technischen Daten oder Abbildungen erscheint. Wir prüfen die Einheitlichkeit der Informationen, die Terminologie, das Navigationskonzept und die Vernetzung zwischen Print, Online, Mobile und Social Media.
Erst einmal selbst einschätzen?
Mit der PIM-Checkliste klären Sie in drei Minuten, ob sich ein PIM-System für Sie lohnt und welche Systeme in Frage kommen. Wir schicken Ihnen eine erste Shortlist per E-Mail.
Jeder Kanal wird nach denselben Analysebereichen bewertet. So werden Stärken und Lücken zwischen den Kanälen vergleichbar, und Sie sehen, wo Ihre Produktdaten am meisten bremsen.
| Analysebereich | Beispiele für Kriterien |
|---|---|
| Design | erster Eindruck, Layout, Imagepflege, Joy of Use |
| Use Case | Transparenz, Mehrwert, Vollständigkeit der Produktinformationen, Cross- und Up-Selling |
| Aufbereitung von Informationen | Struktur, Übersichtlichkeit, Produktseiten, Tabellenstruktur, Informationstiefe, Vorgänger und Nachfolger |
| Benutzerführung | Navigation, Suche, Produktfinder, Merkzettel, Downloadkorb, Dokumentenfinder, Customer Journey, crossmediale Vernetzung |
| Inhalt | Textgliederung, Produktbilder, Bild-Text-Koordination, Terminologie |
| Technik | Seitenfunktionalität, Browserunterstützung, SEO, Softwarefunktionalität |
| Usability | Selbstbeschreibungsfähigkeit, Steuerbarkeit, Erwartungskonformität, Fehlertoleranz, Hilfefunktion, Barrierefreiheit |
Die Usability-Kriterien orientieren sich an den Grundsätzen der Dialoggestaltung nach DIN EN ISO 9241-110.
Wie geht Ihr Online-Katalog mit Produkten um, die nicht mehr lieferbar sind? Wird ein Nachfolger vorgeschlagen, wie erscheint er in den Suchergebnissen, und werden Unterschiede zum Vorgängermodell erklärt? Ein Kunde, der über eine alte Artikelnummer kommt, sollte nicht im Nichts landen.
Gibt es am Produkt Datenblätter, CAD-Dateien, Anleitungen oder Videos, die mehr bieten als die Produktseite selbst? Und lassen sich diese Unterlagen auch ohne Umweg über die Produktseite finden, etwa über einen Dokumentenfinder oder einen Downloadkorb, der alles als ZIP-Datei bündelt?
Um Aufwand und Systembedarf einzuordnen, brauchen wir ein grobes Mengengerüst. Schätzwerte genügen.
| Angabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Anzahl Produkte, Artikel und Varianten | bestimmt das Datenvolumen und bei vielen PIM-Systemen auch das Lizenzmodell |
| Produktgruppen und Attribute pro Produkt | zeigt, wie komplex das Datenmodell wird |
| Eigene oder fremde Produkte, Systeme und Zubehör, konfigurierbare Produkte | beeinflusst Beziehungen, Lieferantendaten und Konfiguratoren |
| Bilder, Videos, PDFs und CAD-Daten | zeigt, ob zusätzlich ein DAM-System nötig ist |
| Märkte und Sprachen | bestimmt Übersetzungsprozesse und Lokalisierung |
| Beteiligte Bereiche und Mitarbeiter | Produktmanagement, Marketing, Einkauf, Produktion, IT, Vertrieb und Handelspartner |
| Personentage pro Monat für Datenpflege und Publikation | Grundlage für den Business Case, siehe PIM-Kosten |
Rollen: Die Technische Redaktion erstellt Texte und Produkttabellen und plant die Publikationen. Die Grafik erstellt Zeichnungen und Bilder. Das Produktmanagement pflegt die Artikeldaten im ERP und gibt Inhalte frei.
Prozesse: Bei der Artikelanlage im ERP stehen die Eigenschaften oft in einem einzigen Textbaustein. Für den Katalog müssen sie dann von Hand auf Tabellen und Texte verteilt werden. Technische Zeichnungen entstehen im CAD, werden nachbearbeitet und in mehreren Auflösungen im Dateisystem abgelegt.
Informationsklassen: Produktbilder mit zwei bis drei Bildern pro Produkt im Dateisystem, zehn bis zwanzig technische Merkmale im ERP, Produktbeschreibungen in kurzer, mittlerer und langer Fassung, die es oft nur im Printkatalog gibt. Genau diese Brüche zeigt der Health Check auf.
Viele Schwachstellen wiederholen sich von Unternehmen zu Unternehmen. Einige lassen sich schnell beheben, andere sind ein klares Signal für ein PIM.
Besser: eine führende Quelle für alle Kanäle, der sogenannte Golden Record.
Besser: Merkmale als strukturierte Attribute pflegen, etwa nach ETIM oder ECLASS. Erst dann funktionieren Filter, Vergleiche und Datenversand an Händler.
Besser: Nachfolger verknüpfen und die Unterschiede zum Vorgänger nennen.
Besser: Downloads direkt am Produkt anbieten und zusätzlich einen zentralen Dokumentenfinder bereitstellen.
Besser: QR-Codes oder Deeplinks im Katalog, die direkt auf die passende Produktseite führen.
Besser: Preise, Texte und Bilder per Database Publishing aus einer zentralen Quelle übernehmen, statt sie im Layout zu korrigieren.
Besser: dieses Wissen schrittweise in Attributen, Texten und Beziehungen im System dokumentieren, damit alle Kanäle davon profitieren.
Oft bringen Quickwins bei Datenqualität, Struktur und Prozessen schon viel. Dann setzen Sie diese zuerst um.
Wenn ein PIM sinnvoll ist, folgt die PIM-Auswahl. Die PIM-Kriterienliste hilft beim Vergleich der Systeme.
Steht das System fest, geht es um Datenmodell, Rollen und Migration. Mehr dazu unter PIM-Einführung.
Der Health Check ist kostenlos und unverbindlich. Sie gehen damit keine Verpflichtung ein.
Für Hersteller und Händler, die ihre Produkte über mehrere Kanäle kommunizieren, etwa Katalog, Website, Online-Shop und Marktplätze, und wissen wollen, wo ihre Produktdaten bremsen. Besonders häufig nutzen ihn B2B-Unternehmen aus dem Mittelstand.
Nein. Der Health Check ist herstellerneutral und zeigt erst, ob und wo sich ein PIM für Sie lohnt. Oft lassen sich auch ohne neues System schnelle Verbesserungen erreichen.
Der Fragebogen ist modular. Sie beantworten nur die Module für Kanäle, die Sie heute nutzen oder planen. Fragen, die Sie nicht beantworten können, lassen Sie offen. Wir klären sie im Gespräch.
Ja. Alle Antworten behandeln wir vertraulich und geben sie nicht an Dritte weiter. Ihre Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen wir gern.
Die PIM-Checkliste ist eine Selbsteinschätzung in drei Minuten mit einer ersten Shortlist passender Systeme. Der Health Check geht tiefer: Er betrachtet alle Kanäle, Prozesse und Systeme und endet mit einer persönlichen Auswertung, Quickwins und einer Empfehlung.
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