Kurz gesagt: Dokumentenmanagementsysteme (DMS) speichern und verwalten Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Handbücher oder Zertifikate, mit Funktionen wie Versionierung, Freigaben, Volltextsuche und revisionssicherer Archivierung. Sie verwalten Dateien, keine strukturierten Produktmerkmale.
Ein DMS behandelt jedes Dokument als Ganzes: Wer hat es wann geändert, welche Version gilt, wie lange muss es aufbewahrt werden? Ein PIM zerlegt Produktinformationen dagegen in einzelne, strukturierte Attribute, damit sie in jedem Kanal neu zusammengesetzt werden können. Ein Datenblatt aus dem DMS lässt sich nicht filtern, die Merkmale im PIM schon.
Viele Produktdokumente gehören in beide Welten: Konformitätserklärungen, Sicherheitsdatenblätter oder Montageanleitungen werden im DMS gepflegt und freigegeben, im PIM mit den passenden Produkten verknüpft und an Shop und Händler ausgegeben. Alternativ übernimmt ein DAM oder das Medienmodul des PIM diese Rolle.
DMS, CMS, DAM und PIM sind Teilbereiche des Enterprise Content Management.
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