Das Ideal von PIM besteht darin, für jedes Produkt eine einzige Wahrheitsquelle zu schaffen. Eine der Bedingungen hierfür ist, dass genau dasselbe Produkt nur einmal im System vorhanden sein sollte. Es ist häufig der Fall, dass dieselben Produkte im Laufe der Jahre mehrfach von verschiedenen Mitarbeitern unter verschiedenen Namen eingegeben wurden. Die meisten PIM-Systeme verfügen über Mechanismen, die verhindern, dass Produkte mehr als einmal in das System eingegeben werden. Insbesondere in großen Organisationen, die aus Fusionen und Übernahmen hervorgegangen sind, kann das Zusammenführen von doppelten Einträgen ein langwieriger manueller Prozess sein. Oft kann es nur teilweise durch automatisierte Prozesse unterstützt werden (wie das Abgleichen externer eindeutiger Kennungen). Ebenso können verschiedene Inhaltsanbieter unterschiedliche Teile der angebotenen Produktinformationen bereitstellen (z. B. verkaufen Lieferanten A und B möglicherweise dasselbe Produkt, wenn Sie den Produkttitel von Lieferant A und die Produktbeschreibung von Lieferant B verwenden möchten). Die meisten PIM-Systeme verfügen daher über eine Reihe von Tools zum Bereinigen, Zusammenführen und Konsolidieren von Produktinformationen.