PIM-Einführung
PIM-Einführung: PIM-Projekte in vier Schritten meistern
Die vier Schritte einer PIM-Einführung
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Erst Inhalte und Zuständigkeiten, dann Technik. Wer mit der Software beginnt, baut die Probleme der Altsysteme oft nur nach.
Content-Regeln festlegen
Am Anfang steht die Frage, wie Artikel, Produkte und Produktgruppen mit ihren Eigenschaften und Beziehungen zusammenhängen. Daraus entsteht das Datenmodell mit Kategorien, Attributen und Beziehungen. Dazu gehören die Prozesse für Erzeugung, Übersetzung, Anreicherung und Austausch aller Inhalte und Medien.
Content-Verantwortung klären
Wer pflegt welche Daten, wer gibt frei? Die Verantwortung sollte dort liegen, wo der größte Nutzen aus den Daten entsteht. Festgelegt werden Dateninhaber und Erzeuger, Rollen, Organisation und ein Betriebskonzept mit den nötigen Ressourcen. Ohne diese Klärung scheitern PIM-Projekte häufiger als an der Technik, siehe Data Governance.
Content-Technologie auswählen
Aus Regeln und Zuständigkeiten leiten sich Auswahl und Konfiguration des PIM-Systems ab. Die IT-Landschaft wird auf einen automatisierten Datenfluss ausgerichtet: Flussdiagramm mit Anbindungen und Formaten, Aufgabenteilung zwischen PIM und DAM, Lieferantenanbindung, Übergangsmodell sowie Print- und Mobile-Anwendungen. Wie wir das passende System finden, zeigt die PIM-Auswahl.
Umsetzung planen
Für die Umsetzung braucht es Ziele und eine Roadmap: Umsetzungsplan, Kosten- und Ressourcenplan, schnelle erste Erfolge, Change-Management, Projektorganisation sowie Risiken und Alternativen. Mit welchen Kosten zu rechnen ist, steht unter PIM Implementierung & Kosten.
Leitfragen zur Vorbereitung jedes Schritts
Content-Regeln: Welche Produktgruppen gibt es, und welche Attribute braucht jede davon? Welche Klassifikationen verlangen Kunden und Händler (ETIM, ECLASS, GS1)? Welche Beziehungen sind nötig, etwa Zubehör, Ersatzteile, Varianten?
Content-Verantwortung: Wer legt neue Artikel an, wer ergänzt Technik, Marketingtexte, Bilder und Übersetzungen? Wer gibt für welchen Kanal frei? Wie viele Stunden pro Woche stehen dafür tatsächlich zur Verfügung?
Content-Technologie: Welches System ist führend für welche Daten (ERP, PIM, DAM, PLM)? Welche Kanäle und Formate müssen beliefert werden? Cloud oder eigener Betrieb?
Umsetzung: Mit welcher Produktgruppe und welchem Kanal starten wir? Woran messen wir den Erfolg? Wer leitet das Projekt auf Fachseite?
Projektphasen und Zeitplan
Die vier Schritte verteilen sich in der Praxis auf sechs Projektphasen. Die Zeiten sind Richtwerte aus Projekten im Mittelstand; Sortimentsgröße, Datenqualität und Zahl der Schnittstellen verschieben sie deutlich.
Dunkel markiert: die eigentliche Einführung bis zum ersten produktiven Kanal (meist 6–12 Monate).
Schrittweise statt Big Bang: so starten Sie klein
Bewährt hat sich ein erster Ausbauschritt mit klar begrenztem Umfang: eine repräsentative Produktgruppe, ein Kanal (meist der eigene Shop) und die wichtigsten Sprachen. Damit wird das Datenmodell früh mit echten Daten geprüft, die Fachbereiche sehen nach wenigen Monaten Ergebnisse, und Fehler im Konzept fallen auf, solange sie noch günstig zu beheben sind.
Danach folgen weitere Produktgruppen, Kanäle und Automatisierungen in festen Etappen. Wichtig ist, dass das Datenmodell von Anfang an für das Gesamtsortiment geplant wird, auch wenn zunächst nur ein Teil davon befüllt wird.
Wo steht Ihr Unternehmen?
Mit der PIM-Checkliste klären Sie in drei Minuten, ob sich ein PIM-System für Sie lohnt und welche Systeme in Frage kommen. Wir schicken Ihnen eine erste Shortlist per E-Mail.
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Der Golden Record: vom Output her planen
Ziel der Einführung ist, mit den Daten und Medien aller Produkte alle Kanäle und Publikationen flexibel zu bedienen. Dafür braucht es einen übergreifenden Mastersatz, den Golden Record. Er enthält alle Informationen eines Produkts in allen Ausprägungen, und jeder Kanal bedient sich daraus.
Wir planen den Golden Record vom Output her: ausgehend von den wichtigsten Kanälen und beispielhaft für die wichtigsten Produkte. Erst wenn feststeht, was wir wem mit welchen Funktionen im Shop zeigen wollen und wie Neuanlage, Aktualisierung und Freigabe laufen, lassen sich Hierarchien, Beziehungen, Stammdaten und Bewegungsdaten in PIM, ERP und CRM sicher festlegen.
Welches System ist für welche Daten führend?
Eine der wichtigsten Festlegungen der Einführung ist das führende System je Datenart. Eine typische Aufteilung:
- ERP: Artikelnummer, Preise, Bestände, Logistik- und Zolldaten
- PIM: Attribute, Marketing- und Techniktexte, Übersetzungen, Klassifikationen, Beziehungen, Kanalfreigaben
- DAM: Bilder, Videos, Zeichnungen, Dokumente mit Nutzungsrechten
- PLM/PDM: Entwicklungsdaten, Stücklisten, technische Grunddaten
Jedes Datum hat genau ein führendes System. Doppelte Pflege an zwei Stellen ist die häufigste Ursache für widersprüchliche Daten in den Kanälen.
Technische Umsetzung in drei Teilen
User Stories je Aufgabe
Die Implementierung orientiert sich an User Stories für die Aufgaben des PIM: Daten sammeln (Collect), bereinigen (Consolidate), anreichern (Enrich), prüfen (Qualify), verteilen (Distribute) und verwalten mit Versionen, Rechten und Workflows.
Datenmigration
Der anspruchsvollste Teil. Die Schnittstelle zum ERP muss funktionieren, denn dessen Stammdaten sind meist die Grundlage aller Produktdaten. Dazu kommen Lieferantendaten und Klassifikationen wie ECLASS oder ETIM. Anschließend werden die eigenen Daten klassifiziert, zugeordnet und angereichert.
Distribution
Steht die zentrale Datenhaltung, werden die Kanäle angebunden: Onlineshop, Marktplätze, Print, Datenpools und Händler. Jeder Kanal bekommt seine eigenen Formate, Felder und Freigaben.
Checkliste Datenmigration in sieben Schritten
- Quellen erfassen: ERP, Excel-Listen, Altsysteme, Shop, Lieferantendaten und Medienablagen auflisten, mit Verantwortlichen und Aktualität.
- Datenqualität messen: Vollständigkeit, Dubletten, Einheiten und Schreibweisen je Produktgruppe stichprobenartig prüfen. Das ergibt den Ausgangswert für spätere Erfolgsmessung.
- Zuordnung festlegen: Jedes Quellfeld dem neuen Datenmodell zuordnen, Umrechnungen und Wertelisten definieren. Felder ohne Ziel bewusst aufgeben.
- Bereinigen, wo es sich lohnt: Kritische Attribute vor der Übernahme bereinigen, den Rest im PIM mit Workflows und Qualitätsregeln nachziehen.
- Testmigration mit Stichprobe: Eine repräsentative Produktgruppe vollständig übernehmen und im Zielkanal ansehen, nicht nur in der Datenbank.
- Abnahme durch die Fachbereiche: Produktmanagement und Marketing prüfen Inhalte und Darstellung, bevor weitere Gruppen folgen.
- Umstellung planen: Stichtag, Pflegestopp im Altsystem und Übernahme der letzten Änderungen festlegen, Altsysteme danach konsequent abschalten oder auf Lesen setzen.
Das Projekt ist eine gute Gelegenheit, Ordnung in die Daten zu bringen. Auf perfekte Daten zu warten, verzögert die Einführung dagegen nur.
Rollen im PIM-Projekt
Produktmanagement, Marketing, E-Commerce, Vertrieb, Technische Redaktion, Übersetzung und IT arbeiten mit dem PIM, oft auch Lieferanten und Agenturen. Für das Projekt selbst braucht es klar benannte Rollen:
| Rolle | Aufgabe | Typischerweise aus |
|---|---|---|
| Sponsor | Ziele und Budget, entscheidet bei Zielkonflikten zwischen Abteilungen | Geschäftsleitung |
| PIM-Product-Owner | Zielbild, Prioritäten, fachliche Abnahme | Produktmanagement oder E-Commerce |
| Data Owner | Fachlich verantwortlich für einen Datenbereich, zum Beispiel Technik oder Marketingtexte | Fachabteilungen |
| Data Steward | Regeln, Qualitätsprüfungen, laufende Datenpflege | Produktdatenmanagement |
| Key User | Testen, schulen Kollegen, geben Rückmeldung aus dem Alltag | alle beteiligten Abteilungen |
| IT / Integration | Schnittstellen, Betrieb, Berechtigungen, Sicherheit | interne IT |
| Implementierungspartner | Konfiguration, Entwicklung, technische Migration | Dienstleister des Herstellers |
| PIM-Berater | Auswahl, Konzept, Qualitätssicherung, herstellerneutral | externe Beratung |
Ob Sie die Einführung mit einem Partner oder mit eigenem Team umsetzen, beschreibt der Beitrag Servicepartner oder eigenes Team.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Die meisten PIM-Projekte geraten nicht wegen der Software in Schwierigkeiten, sondern wegen Organisation, Daten und Vorgehen. Diese Muster sehen wir in Projekten immer wieder:
PIM als reines IT-Projekt behandeln
Die Software wird gekauft, Prozesse und Zuständigkeiten bleiben wie bisher. Dann landen dieselben Lücken und Widersprüche nur in einem neuen System.Besser: Fachbereiche führen, die IT setzt um. Der Product Owner kommt aus dem Produktmanagement oder E-Commerce.
Datenmigration unterschätzen
Altdaten aus ERP, Excel und Shop sind fast immer unvollständiger und uneinheitlicher als gedacht. Zuordnung, Bereinigung und Anreicherung kosten mehr Zeit als die Konfiguration.Besser: Datenqualität vor der Auswahl stichprobenartig messen und Migrationsaufwand eigens planen.
Auf perfekte Daten warten
Manche Unternehmen verschieben die Einführung, bis alle Daten bereinigt sind. Das gelingt ohne Werkzeug selten.Besser: Kritische Attribute vorab bereinigen, den Rest im PIM mit Qualitätsregeln und Workflows verbessern.
Alles auf einmal einführen
Alle Produktgruppen, Kanäle und Sprachen zum selben Stichtag erhöhen Risiko und Dauer erheblich.Besser: Mit einer Produktgruppe und einem Kanal starten, dann in festen Etappen ausbauen.
Das Altsystem eins zu eins nachbauen
Wer Felder und Strukturen aus ERP oder Excel einfach überträgt, verpasst die Chance auf ein sauberes, kanalgerechtes Datenmodell.Besser: Datenmodell vom Output her planen: Was braucht welcher Kanal, welcher Kunde?
Nutzer zu spät einbinden
Wenn die Pflegenden das System erst zum Rollout sehen, fehlen Akzeptanz und praktische Rückmeldungen.Besser: Key User ab der Konzeption beteiligen, früh mit echten Daten testen, Schulungen einplanen.
Keinen Ausgangswert erheben
Ohne Zahlen vor dem Projekt lässt sich der Nutzen später kaum belegen, und Folgebudgets werden schwer.Besser: Vollständigkeit, Pflegeaufwand und Time-to-Market vor dem Start messen.
Erfolg messen: Kennzahlen für die PIM-Einführung
Legen Sie vor dem Projektstart fest, woran der Erfolg gemessen wird, und erheben Sie die Ausgangswerte. Bewährt haben sich wenige, gut messbare Kennzahlen:
| Kennzahl | Was gemessen wird |
|---|---|
| Vollständigkeit | Anteil der Pflichtattribute, die je Produktgruppe und Kanal gefüllt sind |
| Time-to-Market | Tage von der Artikelanlage im ERP bis zur Freigabe in allen Kanälen |
| Pflegeaufwand | Minuten je Neuanlage oder Änderung, über alle Beteiligten |
| Fehler und Rückfragen | Reklamationen zu Produktdaten, Rückfragen von Händlern, Abweisungen durch Marktplätze |
| Kanalabdeckung | Wie viele Artikel in wie vielen Kanälen und Sprachen verfügbar sind |
| Akzeptanz | Aktive Nutzer, Pflege außerhalb des PIM (Excel-Nebenlisten), Zufriedenheit |
PIM-Wechsel: Wenn ein bestehendes System abgelöst wird
Viele Einführungen sind heute keine Erstprojekte, sondern Ablösungen. Auslöser sind auslaufende Versionen, Eigentümerwechsel beim Anbieter oder ein System, das mit Sortiment und Kanälen nicht mehr mitwächst. Aktuelle Beispiele:
- Akeneo: Der Support für Version 7 der kommerziellen Editionen (On-Premise und PaaS) endete am 30. September 2026. Mehr dazu in unserem Beitrag Akeneo Community Edition 2026.
- Stibo Systems: 2024.4 war das letzte Update für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Der Support dafür läuft bis zum 31. Dezember 2027.
- Struct: Neue Funktionen gibt es nur noch in Struct PIM 4, Version 3 erreicht Ende 2026 ihr Lebensende.
- Eigentümerwechsel: Salsify, Pimcore, 4ALLPORTAL und weitere Anbieter haben 2026 neue Eigentümer bekommen, Contentserv heißt heute Centric PXM. Den Überblick gibt unser PIM-Konsolidierungs-Report 2026.
Für eine Ablösung gelten dieselben vier Schritte, aber mit anderen Schwerpunkten:
- Datenmodell prüfen, nicht kopieren: Das alte Modell zeigt, was heute gepflegt wird, nicht was die Kanäle morgen brauchen. Übernehmen Sie nur Attribute, die tatsächlich genutzt werden.
- Export früh testen: Prüfen Sie vor dem Vertrag, ob sich Daten, Beziehungen, Medien und Versionen vollständig aus dem Altsystem exportieren lassen.
- Schnittstellen inventarisieren: Jede Anbindung an ERP, Shop, Marktplatz und Datenpool braucht im neuen System einen Ersatz. Diese Liste ist fast immer länger als gedacht.
- Parallelbetrieb begrenzen: Legen Sie einen Stichtag für den Pflegestopp im Altsystem fest. Zwei Systeme parallel zu pflegen, kostet mehr als ein sauberer Schnitt.
- Fristen nutzen: Planen Sie die Auswahl so, dass der neue Vertrag steht, bevor sich der alte automatisch verlängert.
Ob sich ein Wechsel lohnt oder ein Update reicht, klären wir in der PIM-Auswahl herstellerneutral.
Was heute zusätzlich zählt: Compliance und KI
Neue EU-Vorgaben und KI-Anwendungen erhöhen die Anforderungen an strukturierte Produktdaten. Wer das Datenmodell jetzt plant, sollte diese Punkte berücksichtigen:
Digitaler Produktpass (ESPR)
Die Ökodesign-Verordnung (ESPR) führt den digitalen Produktpass schrittweise ein. Den Anfang macht der Batteriepass nach der Batterieverordnung ab dem 18. Februar 2027; weitere Produktgruppen wie Textilien, Möbel oder Reifen folgen über delegierte Rechtsakte. Gefragt sind Angaben zu Materialien, Herkunft, Reparierbarkeit und Recycling, die in vielen Unternehmen heute verteilt vorliegen. Ein PIM ist eine naheliegende Quelle für diese Daten.
Verpackungsverordnung (PPWR)
Die EU-Verpackungsverordnung gilt seit dem 12. August 2026. Für Verpackungen sind unter anderem eine Konformitätserklärung und technische Unterlagen nötig, ab 2030 kommen strengere Anforderungen an Recyclingfähigkeit und Rezyklatanteile hinzu. Verpackungsdaten je Artikel sollten deshalb von Anfang an im Datenmodell vorgesehen werden.
Produktsicherheitsverordnung (GPSR)
Seit dem 13. Dezember 2024 müssen Online-Angebote unter anderem Angaben zum Hersteller, zur Produktidentifikation sowie Warn- und Sicherheitshinweise enthalten. Diese Informationen gehören als eigene Attribute ins PIM, damit sie in Shop und Marktplätzen automatisch erscheinen.
KI in der Datenpflege
KI kann Texte entwerfen, übersetzen, Produkte klassifizieren und Lücken aufzeigen. Das funktioniert aber nur mit sauber strukturierten Attributen und klaren Regeln. Planen Sie bei der Einführung Workflows ein, in denen KI-Vorschläge geprüft und freigegeben werden, und halten Sie fest, welche Inhalte automatisch erzeugt werden dürfen. Auch KI-Assistenten und Suchmaschinen greifen zunehmend auf strukturierte Produktdaten zu.
Häufige Fragen zur PIM-Einführung
Wie lange dauert eine PIM-Einführung?
Im Mittelstand dauert die Einführung bis zum ersten produktiven Kanal häufig sechs bis zwölf Monate. Davor liegt die Auswahl mit meist zwei bis drei Monaten.
Was ist der schwierigste Teil einer PIM-Einführung?
Fast immer die Datenmigration: Altdaten aus ERP, Excel und Altsystemen müssen bereinigt, dem neuen Datenmodell zugeordnet und angereichert werden. Der Aufwand wird regelmäßig unterschätzt.
Was ist ein Golden Record?
Der Golden Record ist der vollständige Mastersatz eines Produkts im PIM. Er enthält alle Daten, Texte, Medien und Beziehungen, aus denen sich jeder Kanal bedienen kann.
Brauche ich für die Einführung einen Integrationspartner?
Meist ja, zumindest für Konfiguration und Schnittstellen. Fachliche Aufgaben wie Datenmodell, Zuständigkeiten und Datenpflege bleiben aber im eigenen Haus.
Sollte man ein PIM schrittweise oder auf einmal einführen?
Schrittweise. Bewährt hat sich ein Start mit einer repräsentativen Produktgruppe und einem Kanal. Das Datenmodell wird trotzdem von Beginn an für das gesamte Sortiment geplant.
Können wir mit unseren Excel-Daten starten?
Ja. Excel-Listen sind in vielen Projekten die wichtigste Quelle neben dem ERP. Kritische Attribute sollten vor der Übernahme bereinigt werden, der Rest lässt sich im PIM mit Qualitätsregeln verbessern.
Was kostet eine PIM-Einführung?
Neben Lizenz oder Abonnement fallen Kosten für Implementierung, Schnittstellen und Datenmigration an, dazu interne Aufwände der Fachbereiche, die oft unterschätzt werden. Eine Übersicht steht unter PIM Implementierung & Kosten.
Woran erkenne ich, ob wir bereit für ein PIM sind?
Typische Anzeichen sind Produktdaten in vielen Excel-Listen, lange Zeiten bis neue Artikel online sind, widersprüchliche Angaben in den Kanälen und steigende Anforderungen von Händlern und Marktplätzen. Eine erste Einschätzung liefert die PIM-Checkliste.
Ist PIM-Einführung dasselbe wie PIM-Implementierung?
Im Sprachgebrauch meist ja. Genau genommen umfasst die Einführung das ganze Vorhaben von Zielbild und Auswahl bis zum Betrieb, die Implementierung den technischen Teil mit Konfiguration, Schnittstellen und Datenmigration. Mit welchen Kosten zu rechnen ist, zeigt unsere Seite PIM Implementierung & Kosten.
Was ist anders, wenn wir ein bestehendes PIM ablösen?
Sie fangen nicht bei null an, sondern prüfen Datenmodell, Exportmöglichkeiten und Schnittstellen des Altsystems. Entscheidend sind ein vollständiger Export, eine Liste aller Anbindungen und ein fester Stichtag für den Pflegestopp im Altsystem.
Ist Ihr Unternehmen bereit für die PIM-Einführung?
Wir prüfen herstellerunabhängig Datenmodell, Prozesse, Organisation und Systeme und zeigen, wo Sie vor dem Projektstart nachsteuern sollten.
Noch am Anfang? Starten Sie mit der kostenlosen PIM-Checkliste oder sprechen Sie uns direkt an: Kontakt.
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